Hướng dẫn sử dụng máy in thẻ Hiti CS200e chi tiết từ A-Z

Máy in thẻ Hiti CS200e là một giải pháp hiệu quả để sản xuất thẻ nhựa chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ thẻ nhân viên, thẻ thành viên đến thẻ ra vào. Để giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị này, bài viết dưới đây, TBHP sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng máy in Hiti CS200e chi tiết từ A-Z.

☛ Tham khảo trước: Máy in thẻ Hiti CS200e

Chuẩn bị trước khi sử dụng Hiti CS200e

Trước khi bắt đầu quá trình cài đặt và vận hành, việc chuẩn bị đầy đủ các thành phần cần thiết sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.

Chuẩn bị tất cả các bộ phận cần thiết

Khi mở hộp máy in Hiti CS200e, bạn cần kiểm tra xem có đầy đủ các thành phần sau không, bao gồm:

• Máy in thẻ Hiti CS200e: Thân máy chính.
• Dây nguồn: Cáp cấp điện cho máy.
• Cáp USB: Để kết nối máy in với máy tính.
• Khay nạp thẻ: Dùng để chứa thẻ trắng trước khi in.
• Khay chứa thẻ đã in: Dùng để thu nhận thẻ sau khi in xong.
• Cuộn ruy băng (ribbon) khởi động: Thường là ruy băng màu YMCKO (Yellow, Magenta, Cyan, Black, Overlay) hoặc ruy băng đen (K).
• Thẻ làm sạch (cleaning card): Dùng để vệ sinh các bộ phận bên trong máy.
• Đĩa CD/DVD cài đặt trình điều khiển (driver) và phần mềm: Chứa driver và phần mềm Hiti CardDésirée hoặc tương đương.
• Sách hướng dẫn sử dụng nhanh: Hướng dẫn cơ bản ban đầu.

Trong trường hợp thiếu bất kỳ bộ phận nào, hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp để được hỗ trợ.

Yêu cầu cấu hình máy tính

Để đảm bảo máy in hoạt động ổn định và tương thích, máy tính của bạn cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau:

• Hệ điều hành: Windows 7, 8, 8.1, 10 (32-bit hoặc 64-bit). Một số phiên bản macOS hoặc Linux có thể cần driver đặc biệt hoặc không được hỗ trợ chính thức.
• Bộ xử lý (CPU): Intel Core i3 trở lên hoặc tương đương.
• Bộ nhớ RAM: Tối thiểu 4GB, khuyến nghị 8GB trở lên.
• Dung lượng ổ cứng trống: Tối thiểu 500MB để cài đặt driver và phần mềm.
• Cổng kết nối: Cổng USB 2.0 hoặc 3.0.

Hướng dẫn lắp đặt máy in Hiti CS200e

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thiết bị cần thiết cũng như cấu hình máy tính cần thiết, sẽ đến bước lắp đặt máy in.

Chọn vị trí đặt máy

• Đặt máy in trên một bề mặt phẳng, ổn định và khô ráo.
• Đảm bảo có đủ không gian xung quanh máy để mở các nắp, thay ruy băng và nạp/lấy thẻ dễ dàng.
• Tránh đặt máy ở nơi có ánh nắng trực tiếp, nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp, độ ẩm cao, hoặc gần các nguồn rung động mạnh.
• Đảm bảo có ổ cắm điện gần đó và không quá tải.

Lắp đặt ruy băng (ribbon)

Ruy băng là thành phần quan trọng quyết định chất lượng in. Quy trình lắp đặt ruy băng như sau:

Mở nắp máy in: Nhẹ nhàng mở nắp phía trên máy in.

Tháo ruy băng cũ: Nếu máy đã được sử dụng, tháo cuộn ruy băng đã hết hoặc còn dở ra. Lưu ý cuộn ruy băng thường có hai lõi, một lõi chứa ruy băng chưa sử dụng và một lõi để cuộn ruy băng đã sử dụng.

Lắp ruy băng mới:

• Lấy cuộn ruy băng mới ra khỏi bao bì.
• Xác định đúng chiều lắp ruy băng theo chỉ dẫn trên máy in (thường có mũi tên hoặc hình minh họa).
• Đặt cuộn ruy băng vào đúng vị trí các trục quay trong máy. Đảm bảo ruy băng được căng đều và không bị chùng.
• Một số loại ruy băng có chip nhận diện, đảm bảo chip được đặt đúng vị trí để máy in nhận diện ruy băng.

Đóng nắp máy in: Đóng nắp lại cho đến khi nghe tiếng “click” nhẹ, báo hiệu nắp đã được đóng chặt.

Lắp đặt khay nạp và khay chứa thẻ

Lắp khay nạp thẻ: Gắn khay nạp thẻ vào khe cắm ở phía trước hoặc phía trên của máy in (tùy thuộc vào model cụ thể).

Nạp thẻ trắng:

• Đặt thẻ nhựa trắng vào khay nạp thẻ, mặt thẻ in úp xuống hoặc theo hướng dẫn cụ thể của nhà sản xuất ruy băng
• Đảm bảo các thẻ được xếp gọn gàng và không bị kẹt.
• Không nạp quá số lượng thẻ cho phép (thường là 100 thẻ).

Lắp khay chứa thẻ đã in: Gắn khay chứa thẻ đã in vào vị trí tương ứng ở phía trước hoặc phía dưới máy in.

Kết nối nguồn điện và cáp USB

• Kết nối nguồn điện: Cắm một đầu dây nguồn vào cổng cấp điện trên máy in và đầu còn lại vào ổ cắm điện.
• Bật nguồn: Bấm nút nguồn trên máy in. Đèn báo trạng thái sẽ sáng lên.
• Kết nối cáp USB: Cắm một đầu cáp USB vào cổng USB trên máy in và đầu còn lại vào cổng USB trên máy tính của bạn.

Cài đặt trình điều khiển (driver) và phần mềm

Để máy tính có thể giao tiếp và điều khiển máy in, bạn cần cài đặt driver và phần mềm đi kèm.

Cài đặt Driver máy in Hiti CS200E

• Sử dụng đĩa CD/DVD: Cho đĩa CD/DVD cài đặt vào ổ đĩa quang của máy tính. Chương trình cài đặt sẽ tự động chạy hoặc bạn có thể mở thư mục gốc và tìm file cài đặt (thường là setup.exe hoặc install.exe).
• Tải Driver từ website: Nếu không có đĩa CD/DVD hoặc muốn sử dụng phiên bản driver mới nhất, hãy truy cập website chính thức của Hiti (www.hiti.com) và tìm mục hỗ trợ/tải xuống driver cho model CS200e. Tải xuống phiên bản driver tương ứng với hệ điều hành của bạn.

Thực hiện cài đặt:

• Chạy file cài đặt driver.
• Làm theo các hướng dẫn trên màn hình: chấp nhận điều khoản, chọn thư mục cài đặt, v.v.
• Trong quá trình cài đặt, máy tính có thể yêu cầu bạn kết nối máy in và bật nguồn.
• Hoàn tất cài đặt và khởi động lại máy tính nếu được yêu cầu.

Cài đặt phần mềm thiết kế thẻ trên máy tính

Hiti CS200e thường đi kèm với phần mềm thiết kế thẻ riêng (như Hiti CardDésirée) giúp bạn dễ dàng tạo và in thẻ.

• Sử dụng đĩa CD/DVD: Tương tự như driver, bạn có thể cài đặt phần mềm từ đĩa CD/DVD đi kèm.
• Tải phần mềm từ website: Một số phần mềm có thể được cung cấp để tải xuống từ website của Hiti.

Thực hiện cài đặt: Chạy file cài đặt phần mềm. Làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt. Sau khi cài đặt xong, khởi động phần mềm và làm quen với giao diện.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm thiết kế thẻ và in ấn

Phần mềm thiết kế thẻ là công cụ chính để tạo ra các mẫu thẻ và quản lý quá trình in. Bạn có thể sử dụng phần mềm Hiti CardDésirée hoặc sử dụng các công cụ thiết kế phù hợp để thiết kế thẻ trước khi đi vào bước in ấn. Sau đây là hướng dẫn cụ thể

Giao diện cơ bản của phần mềm thiết kế thẻ

Giao diện phần mềm thường bao gồm:

• Thanh công cụ: Chứa các biểu tượng chức năng như tạo mới, mở, lưu, in, cắt, dán, v.v.
• Vùng thiết kế: Nơi bạn tạo và chỉnh sửa mẫu thẻ.
• Bảng thuộc tính: Hiển thị các tùy chọn và thuộc tính cho đối tượng được chọn (văn bản, hình ảnh, mã vạch).
• Thanh điều hướng/Layers: Cho phép quản lý các lớp đối tượng trên thẻ.

Sau khi đã làm quen với giao diện phần mềm bạn có thể thực hiện tạo mẫu thẻ mới tại phần mềm này bằng các bước sau đây: 

• Khởi động phần mềm: Mở phần mềm Hiti CardDésirée.
• Tạo dự án mới: Chọn File > New hoặc biểu tượng New trên thanh công cụ.
• Chọn kích thước và định hướng thẻ: Thẻ nhựa chuẩn thường có kích thước CR80 (85.6mm x 53.98mm). Chọn định hướng ngang hoặc dọc tùy theo thiết kế của bạn.

Thêm các đối tượng vào thẻ:

• Văn bản: Sử dụng công cụ Text để thêm tên, chức danh, mã số, v.v. Tùy chỉnh font, kích thước, màu sắc.
• Hình ảnh: Sử dụng công cụ Image để chèn logo công ty, ảnh chân dung, hình nền. Hỗ trợ nhiều định dạng ảnh phổ biến (JPG, PNG, BMP).
• Mã vạch/QR Code: Sử dụng công cụ Barcode hoặc QR Code để thêm thông tin mã hóa. Chọn loại mã vạch phù hợp (ví dụ: Code 39, Code 128, QR Code).
• Hình dạng:  Thêm các hình dạng cơ bản như hình chữ nhật, tròn để trang trí hoặc làm nền.
• Sắp xếp và căn chỉnh: Di chuyển, thay đổi kích thước và căn chỉnh các đối tượng trên thẻ để tạo bố cục hài hòa, nên củng cố thêm về tư duy thiết kế
• Lưu mẫu thẻ: Chọn File > Save hoặc biểu tượng Save để lưu mẫu thiết kế của bạn dưới định dạng của phần mềm.

Kết nối với cơ sở dữ liệu

Nếu bạn cần in hàng loạt thẻ với thông tin biến đổi (ví dụ: tên, mã nhân viên khác nhau trên mỗi thẻ), bạn có thể kết nối phần mềm với cơ sở dữ liệu:

• Chuẩn bị dữ liệu: Dữ liệu có thể được lưu trữ trong file Excel (CSV), Access, SQL Server, hoặc các định dạng cơ sở dữ liệu khác. Đảm bảo mỗi hàng là một bản ghi cho một thẻ và mỗi cột là một trường thông tin.
• Kết nối trong phần mềm: Trong phần mềm thiết kế thẻ, tìm chức năng Database Connection hoặc Data Source.
• Ánh xạ trường dữ liệu: Kéo và thả các trường dữ liệu từ cơ sở dữ liệu vào các đối tượng văn bản trên mẫu thẻ của bạn. Ví dụ, trường “Họ Tên” sẽ được ánh xạ vào đối tượng văn bản hiển thị tên trên thẻ.

Cấu hình cài đặt in

Trước khi in, bạn cần kiểm tra và điều chỉnh các cài đặt in trong phần mềm hoặc driver máy in thẻ nhựa Hiti CS200e:

Chất lượng in: Chọn độ phân giải in (ví dụ: 300 dpi) và chất lượng in (Standard, High Quality). Chất lượng cao hơn sẽ tốn nhiều ruy băng và thời gian hơn.

Loại ruy băng: Chọn loại ruy băng bạn đang sử dụng (YMCKO, K, YMCKOK, v.v.) để máy in biết cách sử dụng màu sắc.

Chế độ in:

• In một mặt: Chọn chế độ in mặt trước (simplex).
• In hai mặt: Nếu máy in Hiti CS200e được lắp thêm mô-đun in hai mặt tự động (duplex), chọn chế độ in hai mặt. Nếu không, bạn sẽ cần lật thẻ thủ công sau khi in xong mặt thứ nhất.

Căn chỉnh in: Một số máy in cho phép điều chỉnh vị trí in để đảm bảo thông tin không bị lệch khỏi thẻ.

Xem trước bản in: Luôn sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra lại bố cục trước khi in thật.

In thử: Bạn nên tiến hành in thử trước khi bấm in hàng loạt để đảm bảo không sai sót gây hao tổn mực in và thẻ trắng

Thiết lập số lượng bản in: Sau khi đã in thử để đảm bảo không có bất ký lỗi nào xảy ra. Bạn nhập số lượng thẻ bạn muốn in. Nếu kết nối cơ sở dữ liệu, bạn có thể chọn in tất cả các bản ghi hoặc một dải bản ghi cụ thể.

Bắt đầu in: Nhấn nút Print. Máy in sẽ bắt đầu kéo thẻ, in và đẩy thẻ ra khay chứa thẻ đã in.

3. Quy trình vệ sinh định kỳ máy in thẻ nhựa Hiti CS200e

HiTi CS200e thường có chu kỳ vệ sinh khuyến nghị là sau mỗi 500 – 1000 thẻ in hoặc khi thay ruy băng mới. Quy trình vệ sinh định kỳ như sau:

• Tắt nguồn và ngắt kết nối: Luôn đảm bảo máy in đã được tắt nguồn và rút dây cắm điện trước khi vệ sinh.
• Vệ sinh bên ngoài: Dùng khăn mềm không xơ lau sạch bụi bẩn trên bề mặt máy in.
• Vệ sinh đầu in: Dùng bút làm sạch đầu in (hoặc tăm bông có tẩm cồn IPA 99% tinh khiết, nhưng rất cẩn thận và chỉ khi không có bút chuyên dụng) nhẹ nhàng lau qua lại trên bề mặt đầu in theo một chiều duy nhất. Tránh chạm tay trực tiếp vào đầu in. Để khô hoàn toàn trước khi đóng nắp
• Vệ sinh con lăn và đường dẫn thẻ bằng thẻ làm sạch: Nạp thẻ làm sạch vào khay nạp thẻ. Trong phần mềm điều khiển máy in hoặc trên bảng điều khiển máy in, tìm chức năng Clean hoặc Perform Cleaning. Máy in sẽ tự động kéo thẻ làm sạch qua các con lăn và đầu in để loại bỏ bụi bẩn. Quá trình này thường diễn ra trong vài giây. Bạn có thể thực hiện vài lần nếu cần thiết.
• Vệ sinh khay nạp và khay chứa thẻ: Lau sạch bụi bẩn trong các khay này bằng khăn mềm.
• Thổi bụi (nếu cần): Dùng bình khí nén thổi nhẹ nhàng vào các khe hở và bên trong máy để loại bỏ bụi bẩn tích tụ. Giữ bình khí thẳng đứng để tránh phun chất lỏng.

Xử lý các lỗi thường gặp của máy in Hiti CS200e

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp một số lỗi cơ bản như lỗi quẹt thẻ, lỗi ruy băng, chất lượng in kém hay máy in không phản hồi… Dưới đây là chi tiết lỗi và cách khắc phục cho từng trường hợp:

1. Lỗi kẹt thẻ

Nguyên nhân: Thẻ bị lệch, bẩn, cong vênh; con lăn bị bẩn; có dị vật trong đường dẫn thẻ; thẻ quá mỏng hoặc quá dày.

Cách khắc phục:

• Tắt nguồn máy in ngay lập tức.
• Mở nắp máy in.
• Cẩn thận tìm vị trí thẻ bị kẹt.
• Nhẹ nhàng kéo thẻ ra theo chiều đi của thẻ. Tuyệt đối không giật mạnh để tránh làm hỏng đầu in hoặc các bộ phận khác.
• Kiểm tra và loại bỏ mọi mảnh vụn hoặc dị vật.
• Lau sạch con lăn bằng thẻ làm sạch.
• Đảm bảo thẻ trắng được đặt đúng cách, không bị cong.

2. Lỗi ruy băng

Nguyên nhân: Ruy băng lắp sai chiều, ruy băng bị đứt, ruy băng hết, chip ruy băng không được nhận diện, ruy băng không tương thích.

Cách khắc phục:

• Mở nắp máy in và kiểm tra lại cuộn ruy băng. Đảm bảo ruy băng được lắp đúng chiều và căng đều.
• Kiểm tra xem ruy băng có bị đứt không. Nếu đứt, bạn có thể thử nối lại bằng băng dính trong (tạm thời) hoặc thay ruy băng mới.
• Kiểm tra xem ruy băng đã hết chưa.
• Đảm bảo chip nhận diện ruy băng (nếu có) được đặt đúng vị trí.
• Sử dụng ruy băng chính hãng hoặc ruy băng tương thích được khuyến nghị bởi Hiti.

Tham khảo ngay: Hướng dẫn chọn ribbon cho máy in Hiti CS200e đúng loại, đúng giá

3. Chất lượng in kém

Nguyên nhân: Đầu in bị bẩn hoặc hỏng, ruy băng bị lỗi, thẻ bị bẩn, cài đặt driver không đúng, nhiệt độ môi trường không phù hợp.

Cách khắc phục:

• Vệ sinh đầu in và con lăn theo hướng dẫn trong mục “Bảo trì” Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
• Thử thay cuộn ruy băng mới để loại trừ khả năng ruy băng bị lỗi.
• Đảm bảo thẻ nhựa sạch và không bám bụi.
• Kiểm tra lại cài đặt in trong driver và phần mềm: đảm bảo chọn đúng loại ruy băng, chất lượng in phù hợp.
• Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm môi trường nằm trong khoảng khuyến nghị của nhà sản xuất.

4. Máy in không phản hồi

Nguyên nhân: Lỗi kết nối USB, driver chưa cài đặt hoặc bị lỗi, máy in bị treo, lỗi nguồn điện.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra cáp USB: Đảm bảo cáp được cắm chặt vào cả máy in và máy tính. Thử cắm vào cổng USB khác trên máy tính. Thử thay cáp USB mới.
• Khởi động lại máy in: Tắt máy in, đợi vài giây rồi bật lại.
• Khởi động lại máy tính: Đôi khi, việc khởi động lại máy tính có thể giải quyết các vấn đề kết nối.
• Kiểm tra driver: Vào Devices and Printers trên Windows để xem trạng thái máy in. Nếu có lỗi, thử gỡ bỏ và cài đặt lại driver.
• Kiểm tra nguồn điện: Đảm bảo máy in đã được cấp điện đầy đủ.

5. Lỗi phần mềm

Nguyên nhân: Phần mềm bị lỗi, không tương thích, hoặc xung đột với phần mềm khác.

Cách khắc phục:

• Khởi động lại phần mềm: Đóng và mở lại phần mềm thiết kế thẻ.
• Cập nhật phần mềm: Kiểm tra xem có phiên bản cập nhật nào của phần mềm trên trang web của Hiti không.
• Cài đặt lại phần mềm: Nếu các bước trên không hiệu quả, thử gỡ bỏ và cài đặt lại phần mềm.

Mẹo và lưu ý khi sử dụng máy in thẻ Hiti CS200e

Để tối ưu hóa hiệu suất và tuổi thọ của máy in thẻ nhựa nói chung và máy in Hiti CS200e nói riêng, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Sử dụng vật tư chính hãng: Luôn ưu tiên sử dụng ruy băng và thẻ nhựa chính hãng hoặc được khuyến nghị bởi Hiti để đảm bảo chất lượng in tốt nhất và tránh làm hỏng máy.
• Bảo quản thẻ đúng cách: Bảo quản thẻ nhựa ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ cao để tránh cong vênh hoặc bám bụi.
• Vệ sinh định kỳ: Tuân thủ lịch trình vệ sinh khuyến nghị của nhà sản xuất. Đừng đợi đến khi chất lượng in giảm sút mới vệ sinh.
• Tắt máy đúng cách: Luôn tắt máy in bằng nút nguồn và đợi cho đến khi máy tắt hoàn toàn trước khi rút dây điện.
• Cập nhật driver và firmware: Định kỳ kiểm tra website của Hiti để tải về các bản cập nhật driver và firmware mới nhất. Các bản cập nhật này có thể cải thiện hiệu suất, khắc phục lỗi và thêm tính năng mới.
• Đọc kỹ sách hướng dẫn: Mặc dù bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, nhưng sách hướng dẫn sử dụng đi kèm máy in Hiti CS200e vẫn là nguồn tài liệu chính thống và đầy đủ nhất.
• Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật: Nếu gặp phải các lỗi phức tạp không thể tự khắc phục, đừng ngần ngại liên hệ với nhà cung cấp hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Hiti.

Với hướng dẫn chi tiết này, hy vọng bạn đã nắm vững cách sử dụng máy in Hiti CS200e từ những bước cơ bản nhất đến các quy trình bảo trì và xử lý lỗi thường gặp. Việc nắm rõ các thao tác và lưu ý sẽ giúp bạn vận hành thiết bị hiệu quả, đảm bảo chất lượng in ấn chuyên nghiệp và kéo dài tuổi thọ cho máy in của mình.