Một bộ máy in thẻ nhựa hoàn chỉnh gồm những gì?

Ngày nay, nhu cầu in thẻ nhân viên, thẻ sinh viên, thẻ khách hàng ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, trường học và các tổ chức. Thay vì thuê dịch vụ bên ngoài, nhiều đơn vị lựa chọn đầu tư máy in thẻ nhựa để chủ động về thời gian, bảo mật thông tin và tối ưu chi phí lâu dài.

Vậy một bộ in thẻ hoàn chỉnh gồm những gì? Cần chuẩn bị ra sao để vận hành hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng thành phần, kèm ví dụ thực tế với dòng máy in thẻ Evolis Primacy 2 để dễ hình dung.

1. Máy in thẻ nhựa – thành phần quan trọng nhất

Máy in thẻ nhựa là “trung tâm” của toàn bộ hệ thống. Thiết bị này quyết định:

• Chất lượng hình ảnh trên thẻ
• Độ bền màu theo thời gian
• Tốc độ in thẻ nhân viên số lượng lớn
• Khả năng mở rộng in thẻ chip, RFID

Ví dụ: Máy in thẻ Evolis Primacy 2

Evolis Primacy 2 là dòng máy in thẻ nhựa cao cấp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Máy phù hợp cho nhu cầu:

• In thẻ nhân viên công ty
• In thẻ sinh viên, thẻ học viên
• In thẻ ID, thẻ ra vào văn phòng

Ưu điểm nổi bật của Evolis Primacy 2:

• Tốc độ in nhanh, phù hợp in hàng loạt
• Chất lượng in sắc nét, hình ảnh rõ, màu bền
• Hỗ trợ in 1 mặt hoặc 2 mặt tự động
• Có thể tích hợp module mã hóa thẻ chip, RFID

Với những đơn vị có nhu cầu in thẻ thường xuyên, Evolis Primacy 2 là lựa chọn cân bằng tốt giữa hiệu suất – chất lượng – độ ổn định.

Xem thêm: Vật tư tiêu hao máy in thẻ Evolis: Những điều cần biết để in thẻ ổn định và bền lâu

2. Thẻ nhựa trắng – vật tư không thể thiếu

Để máy in thẻ hoạt động, bạn cần chuẩn bị thẻ nhựa trắng phù hợp. Một số loại phổ biến gồm:

• Thẻ PVC trắng CR80 – dùng để in thẻ nhân viên, thẻ học sinh
• Thẻ từ (magnetic stripe)
• Thẻ chip tiếp xúc hoặc không tiếp xúc (RFID)

Việc chọn đúng loại thẻ giúp:

• Hình ảnh in bám đều, không lem
• Hạn chế lỗi kẹt thẻ
• Đảm bảo tương thích với máy in thẻ Evolis

3. Ribbon mực in – ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thẻ

Ribbon là vật tư tiêu hao nhưng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình in thẻ nhân viên.

Các loại ribbon thường dùng:

• Ribbon màu YMCKO
• Ribbon đen (in text, mã vạch)
• Ribbon phủ bảo mật (overlay)

👉 Khuyến nghị: nên dùng ribbon chính hãng cho Evolis Primacy 2 để bảo vệ đầu in và đảm bảo màu sắc chuẩn.

4. Phần mềm thiết kế và in thẻ

Một bộ máy in thẻ hoàn chỉnh không thể thiếu phần mềm in thẻ. Phần mềm cho phép:

• Thiết kế layout thẻ (logo, ảnh, thông tin nhân viên)
• Kết nối dữ liệu từ Excel, hệ thống nhân sự
• In thẻ hàng loạt nhanh chóng
• Khi sử dụng máy in thẻ Evolis, người dùng có thể:
• In từng thẻ hoặc in số lượng lớn
• Quản lý danh sách thẻ đã in
• Cá nhân hóa từng thẻ nhân viên

5. Thiết bị mã hóa thẻ (Encoder)

Nếu thẻ chỉ dùng để nhận diện, bạn không bắt buộc phải có encoder.
Tuy nhiên, trong các hệ thống:

• Kiểm soát ra/vào
• Chấm công
• Bãi xe, thanh toán nội bộ

👉 Cần encoder để ghi dữ liệu vào thẻ từ hoặc thẻ RFID.
Với Evolis Primacy 2, encoder có thể tích hợp sẵn trong máy hoặc lắp thêm khi cần mở rộng.

6. Phụ kiện đi kèm khi in thẻ nhân viên

Để hoàn thiện quy trình, bạn có thể bổ sung:

• Dây đeo thẻ, bao thẻ nhựa
• Máy chụp ảnh chân dung
• Khay nạp/xả thẻ dung lượng lớn

Những phụ kiện này giúp việc cấp phát thẻ nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn.

7. Tư vấn & hỗ trợ kỹ thuật – yếu tố quyết định hiệu quả

Ngoài thiết bị, bạn nên chọn đơn vị cung cấp:

• Tư vấn đúng nhu cầu sử dụng máy in thẻ
• Hướng dẫn cài đặt, vận hành
• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng

Điều này giúp tránh mua sai cấu hình, lãng phí chi phí đầu tư ban đầu.

Xem thêm: Máy in thẻ học sinh sinh viên – Hướng dẫn chọn và chi phí đầu tư hiệu quả

Kết luận

Một bộ in thẻ hoàn chỉnh bao gồm:

• Máy in thẻ nhựa (như Evolis Primacy 2)
• Thẻ nhựa trắng
• Ribbon mực in
• Phần mềm thiết kế & in thẻ
• Encoder (nếu cần)
• Phụ kiện & hỗ trợ kỹ thuật

Việc đầu tư đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp in thẻ nhân viên nhanh chóng, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí lâu dài.