Tự động hóa quy trình quản lý nhân sự và an ninh và việc sử dụng thiết bị in thẻ nhân viên nội bộ đang trở thành xu hướng tăng nhanh. Evolis nhà sản xuất máy in thẻ uy tín từ Pháp – đang là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp áp dụng để in thẻ nhân viên, thẻ ra vào và thẻ nhận diện trong nội bộ. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những lý do doanh nghiệp và phòng hành chính nhân sự nên chọn Evolis.
Mục lục
Tổng quan về Evolis và vai trò trong doanh nghiệp
Evolis là thương hiệu dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất máy in thẻ nhựa, được thành lập tại Pháp và hiện có mặt tại hơn 140 quốc gia. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Evolis không chỉ cung cấp các thiết bị in thẻ hiện đại, mà còn phát triển một hệ sinh thái phần mềm, linh kiện và dịch vụ hậu mãi chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Các dòng máy in thẻ của Evolis được phân khúc rõ ràng:
- Zenius: Dòng máy nhỏ gọn, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, in thẻ đơn giản, tốc độ vừa phải, chi phí thấp.
- Primacy: Dòng phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, tốc độ in nhanh, hỗ trợ in hai mặt, in mã vạch, QR code, tích hợp phần mềm quản trị.
- Avansia: Dòng cao cấp nhất của Evolis, sử dụng công nghệ in chuyển nhiệt retransfer, cho hình ảnh sắc nét, độ bền cao và khả năng bảo mật tối đa.
Điểm mạnh vượt trội của Evolis là khả năng tùy biến cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ, dễ tích hợp với hệ thống IT, ERP, HRM sẵn có trong doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay thay vì sử dụng các dịch vụ in ấn thẻ ngoài, nhiều công ty hiện nay đã chuyển hướng sang tự in thẻ bằng máy in chuyên dụng, giúp tiết kiệm chi phí dài hạn, tăng tính bảo mật, đồng thời chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và kiểm soát. Evolis nổi bật như một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống nhận diện nhân sự nội bộ.
Tham khảo: Máy in thẻ nhựa Evolis
Vì sao doanh nghiệp nên tự chủ in thẻ nội bộ?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến và quan trọng mà các phòng hành chính nhân sự thường cân nhắc khi triển khai kế hoạch xây dựng hệ thống nhận diện nội bộ cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn giữa việc tự in thẻ nhân viên bằng máy in chuyên dụng hay thuê dịch vụ in thẻ từ bên ngoài không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn đến sự chủ động, tốc độ phản ứng, độ bảo mật và hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức.
| Tiêu chí | Tự in bằng Evolis | Thuê dịch vụ in ngoài |
| Chi phí dài hạn | Tiết kiệm 30-50% sau 6 tháng | Cao, phụ thuộc vào số lượng in |
| Thời gian xử lý | In tại chỗ trong 5 phút | Từ 2 – 3 ngày làm việc |
| Bảo mật dữ liệu | Dữ liệu nội bộ, không chia sẻ ra ngoài | Rủi ro rò rỉ thông tin nhân sự |
| Linh hoạt | Tùy biến nhanh, đổi mới thông tin dễ dàng | Bị động, cần thời gian điều chỉnh |
| Khả năng tích hợp | Dễ kết nối hệ thống HRM nội bộ | Không thể tích hợp |
Nếu xét trong ngắn hạn, việc thuê dịch vụ in thẻ có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không có nhu cầu in thẻ thường xuyên. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc các tổ chức có nhu cầu cấp thẻ thường xuyên, thay đổi thông tin định kỳ, hoặc cần đảm bảo tính bảo mật cao, thì việc đầu tư máy in thẻ như Evolis là lựa chọn chiến lược và tiết kiệm hơn nhiều về lâu dài.
Bên cạnh đó, việc tự in thẻ cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình onboarding nhân sự mới – điều mà các doanh nghiệp hiện đại đang rất chú trọng. Điều này giúp tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự.
Sai lầm cần tránh khi lựa chọn máy in thẻ Evolis
Việc lựa chọn máy in thẻ cho doanh nghiệp tưởng chừng như đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều sai lầm phổ biến, đặc biệt là với các phòng hành chính nhân sự chưa có kinh nghiệm triển khai hoặc đang lựa chọn thiết bị lần đầu. Dưới đây là những lỗi thường gặp có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả vận hành và chi phí dài hạn:
- Chọn máy không đúng nhu cầu: Mua máy giá rẻ chỉ in một mặt hoặc in đơn sắc, không đáp ứng được khối lượng lớn hoặc yêu cầu bảo mật.
- Bỏ qua chi phí vận hành dài hạn: Không tính chi phí ribbon, bảo trì, vật tư khiến tổng chi phí thực tế cao hơn dự tính.
- Không đánh giá tính tương thích với hệ thống hiện có: Một số máy không hỗ trợ kết nối với phần mềm HRM hoặc kiểm soát ra vào, gây khó khăn trong tích hợp.
- Thiếu dịch vụ hỗ trợ và bảo hành: Mua máy từ đơn vị không có kinh nghiệm dẫn đến khó khăn khi cần bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn máy in thẻ nhựa Evolis
Việc lựa chọn một thiết bị in thẻ không chỉ dựa trên giá cả mà còn phải xét đến chất lượng, độ ổn định, khả năng tích hợp và hỗ trợ dài hạn. Evolis đã chứng minh được vị thế của mình trên thị trường toàn cầu nhờ những điểm mạnh vượt trội dưới đây:
Chất lượng in chuyên nghiệp, sắc nét
Evolis sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp (Dye Sublimation) và in truyền nhiệt gián tiếp (Retransfer) tùy theo dòng máy, giúp đảm bảo độ phân giải cao từ 300 đến 600 dpi. Điều này mang lại kết quả in cực kỳ sắc nét, phù hợp cho cả thẻ nhận diện, thẻ thành viên, thẻ bảo mật cao và thẻ chip.
Thẻ in bằng máy Evolis có thể hiển thị hình ảnh nhân viên rõ ràng, thông tin cá nhân, mã QR, mã vạch, số nhân viên… tất cả đều đều màu, chống phai, không lem mực và cho cảm giác chuyên nghiệp khi phát hành đến tay nhân viên hoặc khách mời.
Bảo mật tối đa, ngăn gian lận nội bộ
Một trong những lợi thế cạnh tranh lớn của Evolis là các tính năng bảo mật nâng cao:
- In UV: hình ảnh ẩn chỉ nhìn thấy dưới tia cực tím.
- Ribbon bảo mật: sử dụng ruy băng in có hologram, watermark hoặc hiệu ứng hình ảnh đặc biệt.
- Quản lý dữ liệu in: phần mềm quản lý đi kèm chỉ cho phép người dùng có quyền được in thẻ.
- Tích hợp chip RFID, thẻ từ, smartcard chống sao chép, thuận tiện cho kiểm soát ra vào, xác thực danh tính.
Nhờ đó, các doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ in thẻ giả, giả mạo nhân viên hoặc rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Dễ dàng tích hợp với hệ thống phần mềm hiện có
Không phải máy in nào cũng dễ tích hợp vào quy trình doanh nghiệp. Evolis cung cấp API, SDK đầy đủ, cho phép kết nối mượt mà với phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công, hệ thống kiểm soát ra vào (Access Control), hoặc hệ thống ERP tổng thể.
Các dòng máy như Primacy và Avansia còn hỗ trợ cổng kết nối mạng LAN, WiFi giúp chia sẻ máy in cho nhiều người dùng mà không cần thao tác rườm rà. Bộ phận IT dễ dàng triển khai, quản lý và vận hành.
Hệ sinh thái vật tư và phần mềm đồng bộ
Evolis không chỉ cung cấp máy in mà còn có đầy đủ phụ kiện, vật tư và phần mềm đi kèm, bao gồm:
- Ribbon đa dạng màu sắc, ribbon đơn sắc, ribbon bảo mật.
- Thẻ trắng PVC, thẻ có chip, thẻ từ…
- Phần mềm in CardPresso, Evolis Premium Suite dễ sử dụng, có bản miễn phí và bản nâng cao.
- Các phụ kiện như camera nhận diện, máy dập lỗ thẻ, bao đựng thẻ…
Tất cả đều đồng bộ, chính hãng và có sẵn tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, dễ bảo trì và không phụ thuộc vào bên thứ ba.
Một doanh nghiệp hơn 1000 nhân sự tại Hà Nội, trước đây thuê dịch vụ in thẻ từ bên ngoài với chi phí trung bình 40.000đ/thẻ và thời gian xử lý mỗi đợt từ 3 đến 5 ngày. Tình trạng mất thẻ, thay đổi phòng ban, in sai thông tin… gây ra không ít bất cập cho bộ phận nhân sự.
Sau khi trang bị máy Evolis Primacy, doanh nghiệp vừa cắt giảm chi phí in chỉ 10.000đ/thẻ, tiết kiệm hơn 30 triệu/năm. In thẻ tại chỗ chỉ mất chưa đến 3 phút, giúp cấp thẻ ngay trong ngày cho nhân viên mới. Ngoài ra, việc kết nối máy in với phần mềm nhân sự nội bộ, giúp tự động hóa quy trình cấp thẻ và ghi nhận lịch sử sử dụng.
Nếu bạn đang tìm một giải pháp tối ưu để quản lý nhân sự, kiểm soát ra vào, đồng thời nâng cao sự chuyên nghiệp trong hình ảnh doanh nghiệp, thì máy in thẻ Evolis là một lựa chọn không thể bỏ qua.
Gợi ý lựa chọn:
- Doanh nghiệp nhỏ dưới 200 nhân sự: Chọn Evolis Zenius – nhỏ gọn, tiết kiệm.
- Doanh nghiệp vừa và lớn từ 200 – 2000 nhân sự: Chọn Evolis Primacy – tốc độ cao, in hai mặt, tích hợp tốt.
- Doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao hoặc in số lượng lớn (>2000): Chọn Evolis Avansia – in retransfer chất lượng cao, ribbon bảo mật.
Liên hệ ngayTBHP để được tư vấn giải pháp và mua máy in thẻ nhựa Evolis chính hãng tại doanh nghiệp bạn.
Bản quyền thuộc về TBHP.
