Các công ty thường có hàng tá thủ tục giấy tờ trong hoạt động hàng ngày của họ. Luôn luôn có các hợp đồng, thỏa thuận, biểu mẫu và tài liệu được ký kết. Chữ ký điện tử là một cách tiên tiến để ký tài liệu mà không cần bất kỳ thủ tục giấy tờ nào. Bạn không phải in hoặc theo dõi ai đã ký một tài liệu cụ thể. Các công ty và doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử trải qua những kết quả tích cực đáng kể, từ việc giảm tài liệu đến năng suất và hiệu quả cao hơn.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là các ký hiệu hoặc dữ liệu ở dạng kỹ thuật số được gắn vào một tài liệu được gửi bằng điện với mục đích ký tên. Chúng rất dễ dàng và thuận tiện để sử dụng vì bạn chỉ cần nhấp chuột để ký điện tử. Có nhiều cách khác nhau để tạo chữ ký điện tử, chẳng hạn như nhập chữ ký của bạn bằng bàn phím, sử dụng con trỏ để vẽ chữ ký của bạn, tải lên hình ảnh chữ ký của bạn hoặc sử dụng ngón tay trên thiết bị màn hình cảm ứng để theo dõi chữ ký của bạn.

Nếu bạn đang tự hỏi cách ký một tài liệu Word và lợi ích của chữ ký điện tử là gì, bạn đã đến đúng bài viết. Trong khoảng năm phút tới, bạn sẽ tìm hiểu về những lợi ích tuyệt vời của chữ ký điện tử. Hãy xem!

1. Dễ sử dụng

Học cách sử dụng và tạo chữ ký điện tử là một cuộc đi bộ trong công viên. Bạn có thể tìm kiếm các ứng dụng có sẵn và tài nguyên trực tuyến có thể giúp bạn sử dụng và thiết kế chữ ký điện tử được cá nhân hóa của bạn. Khi bạn đã tạo chữ ký điện tử của mình, bạn có thể đính kèm nó vào bất kỳ tài liệu nào bạn muốn.

Chữ ký điện tử rất tiện lợi cho bạn và các cộng sự của bạn vì bạn có thể ký điện tử vào một tài liệu trong vài giây từ bất kỳ đâu trên thiết bị của mình. Nó cũng đảm bảo công việc của bạn được hoàn thành mà không có bất kỳ gián đoạn nào.

2. Nó đáng tin cậy

Chữ ký điện tử được thiết kế bằng các công cụ do Cơ quan Dịch vụ Dữ liệu Dân số và Kỹ thuật số cung cấp, có nghĩa là chúng đáng tin cậy. Họ đảm bảo tính toàn vẹn, nguyên bản và không thể chối cãi của tài liệu đã ký. Chữ ký điện tử nâng cao cung cấp cho các bên liên quan sự tin tưởng vào người đã ký tài liệu, rằng chữ ký không bị gián đoạn hoặc sửa đổi sau khi được ký và người ký không thể từ chối việc ký tài liệu hoặc tuyên bố rằng đã có một số sửa đổi đối với tài liệu sau ký kết.

3. Tiết kiệm thời gian

Quá trình ký kết các tài liệu giấy có thể rất tẻ nhạt. Bạn phải tuân theo một quá trình dài in, quét hoặc fax tài liệu. Nếu nó phải được ký bởi nhiều người, bạn phải dành thời gian để gửi và chờ đợi để nhận được tài liệu. Trong các tình huống tồi tệ hơn, nếu tài liệu có thông tin có giá trị, bạn phải sắp xếp để ký tài liệu trực tiếp. Nó thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn khi tài liệu bị thất lạc, vì bạn phải bắt đầu lại toàn bộ quy trình, điều này làm tăng rủi ro chịu trách nhiệm pháp lý.

Tuy nhiên, việc lựa chọn chữ ký điện tử sẽ giúp bạn tiết kiệm được những rắc rối. Nó cho phép các tài liệu được Ký kết và được trả lại sau vài giây. Điều này giúp công ty của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian hướng tới việc hoàn thành các dự án của công ty. Tăng tốc độ hợp đồng và đề xuất giúp duy trì quan hệ tốt với khách hàng của bạn đồng thời mang lại cho bạn lợi thế mà bạn yêu cầu.

4. Chi phí hiệu quả

Trong các doanh nghiệp, các nhà quản lý luôn tìm mọi cách để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Việc áp dụng chữ ký điện tử giúp bạn tránh được các chi phí không cần thiết như mua giấy, bút, máy in và các chi phí khác liên quan đến việc ký giấy vào tài liệu. Nó cũng tiết kiệm chi phí vận chuyển cho các bản ký trực tiếp đi kèm với các tài liệu giấy.

Nói chung, chữ ký điện tử giúp giảm số lượng giấy tờ trên bàn làm việc của bạn và các tài liệu cần thiết để gửi và nhận tài liệu để ký. Hơn nữa, nó giải quyết các lỗi do con người phát sinh khi ký tài liệu theo cách thủ công. Những sai sót và mâu thuẫn này có thể gây tốn kém về lâu dài.

5. An toàn và Bảo mật

Khi xử lý các tài liệu có giá trị cao, có thể là một thách thức để đảm bảo chúng đến được đúng người bằng cách sử dụng đúng phương tiện. Ngay cả khi đã quan sát tất cả các giao thức bảo mật, vẫn luôn có những rủi ro về việc tài liệu bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc bị giả mạo.

Tuy nhiên, chuyển sang chữ ký điện tử đảm bảo tài liệu của bạn an toàn vì:

• Họ làm nhanh quá trình ký kết và giảm bớt sự trao đổi tay đôi
• Họ đảm bảo rằng không có chữ ký nào bị thiếu
• Chúng rất khó giả mạo và có tính ràng buộc pháp lý
• Các bên không được phép không thể truy cập vào tài liệu điện tử nếu không được phép
• Các tài liệu được ký điện tử cung cấp thông tin như danh tính của người ký, thời gian ký và địa điểm
• Họ có thể phát hiện những thay đổi và điều chỉnh dù chỉ là nhỏ, khiến chúng khó bị giả mạo
• Chúng có thể được bảo vệ bằng mật mã và các phương pháp xác thực sinh trắc học để tăng cường bảo mật

6. Không phụ thuộc vào thời gian và địa điểm

Không giống như việc ký các văn bản giấy mà bạn phải có mặt tại văn phòng hoặc sắp xếp để ký trực tiếp, chữ ký điện tử có thể được thực hiện từ bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào. Điều này là cần thiết, đặc biệt là với sự gia tăng của công việc từ xa; nó cho phép các tài liệu được ký từ xa thay vì người ký phải di chuyển để ký một tài liệu. Sự độc lập về vị trí là rất quan trọng, đặc biệt khi cùng một tài liệu được ký bởi nhiều cá nhân. Các bên ký kết không cần phải tìm một địa điểm để gặp nhau; mọi người đăng ký từ bất cứ nơi nào họ đang.

7. Thân thiện với môi trường

Sử dụng chữ ký điện tử có tác động tích cực đến môi trường và phát triển bền vững. Chữ ký điện tử làm giảm đáng kể việc sử dụng giấy, gây ô nhiễm môi trường. Ngoài ra, giấy được làm từ cây, vì vậy việc giảm sử dụng chúng có nghĩa là ít chặt cây hơn, do đó giúp bảo tồn môi trường. Việc ký kết từ xa có thể được thực hiện từ mọi nơi mọi lúc cũng giúp giảm thiểu việc đi lại. Giảm đi lại giúp giảm số vụ tai nạn xe hơi.

8. Phương pháp ký qua biên giới

Chữ ký điện tử là một cách nhanh chóng và hiệu quả khi các tài liệu cần được ký qua biên giới. Tuy nhiên, ở Liên minh Châu Âu, chữ ký điện tử được hướng dẫn bởi các quy định eIDAS của EU. Chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES) được chấp nhận ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu.

Kết luận

Chữ ký điện tử là những tiến bộ trong công nghệ với nhiều lợi ích. Nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền mà còn giúp doanh nghiệp của bạn phát triển về mặt tài chính. Chữ ký điện tử không can thiệp vào hoạt động kinh doanh của bạn; chúng tích hợp với các công cụ kinh doanh mà bạn đã sở hữu, bao gồm Google Documents, PDF, Dropbox, Microsoft Word và Salesforce, trong số những công cụ khác. Hãy ghé https://tbhp.vn/bang-chu-ky-evolis-cp37.html để biết thêm thông tin chi tiết về bảng chữ ký điện tử Evolis.

(Nguồn: Alltechbuzz)